文档本地化管理有其特别之处。由于文档的写作与本地化通常处于整个产品研发周期的最后环节，因此会受太多外在因素如软件开发质量的制约与干扰，由此对整体的管理工作带来许多无法预知的困难，这是其一；另一方面，由于产品的市场投放计划往往是预先设定的，因此无论其既有时间表被其他环节压缩到什么程度，文档的本地化都必须具备足够的伸缩性和灵活性，以不影响整个产品的进度。文档本地化的管理工作可以说是一门科学，但有时候又更像一门艺术，这里面有许多需要加以微妙平衡的要素。为便于对这些相关要素有更好的展示，通常在探讨文档本地化管理的时候，会从几个固定的方面展开；结合大多数公司在文档本地化管理方面涉及的相关工作，在此拟从五个方面加以分析。

1、业务形态及工作内容

文档是一个宽泛的概念，其具体的表现形式取决于各公司实际的业务形态，以及由此业务形态而衍生出来的工作内容，也就是通常所称的“源文件”。

对于文档本地化的管理者来说，有些要素是在可控范围之外的，典型业务形态与工作内容；将这些要素甄别出来，有助于具体问题的解决。对于可控范围之外的要素，通过文档本地化管理者自有努力所可以收获的成效往往微乎其微。因此，如果发现实际文档本地化过程中产生的一些问题与这些要素相关，则可以通过汇总与分析，将问题进一步提炼，然后借此来影响可控范围之外的要素，通过这些要素的改进与提高来达到解决问题的最终目的，而非纠缠于问题本身。这对于文档本地化管理者鉴别问题的性质并寻求解决之道往往至关重要。

业务形态和工作内容是一切工作的基础，也是存在于此的理由，文档本地化管理者关注它的另一个重要原因还在于应尽可能地获取一种全局视角。文档本地化管理者应不限于单纯了解工作内容本身，还应了解工作内容在整个工作业务中的环节、在整个产品研发过程中的环节、它具体和哪些环节产生怎样的交互、公司管理人员和产品管理人员对它有什么样的标准与期望？只有在拥有一种全局观的前提下，文档本地化管理者才可能更为积极主动地开展工作，影响并改善相应的工作情境，从而达成最佳的结果。

2、文件准备与发包技术

传统的文档本地化往往较少牵涉到文件准备的工作，发包人员通常直接将“源文件”提供给本地化供应商，然后要求其提供最终的成品即可以了，这种方式有其可取之处 ，但也给发包方带来了后期管理上的麻烦与困扰。对于很多本地化客户来说，本地化的意义已经被提升到战略高度层面，许多客户正试图将本地化环节整合成其产品研发环节的一部分，从而更好地达成“全球同步发行”的目标，以有效地抢占市场。

因应这种商业需求，同时也借助技术的发展，很多公司都在构建文档本地化生产与管理系统，其主要特点即在于：其一，实现语言资产如TM和Terminology的集中管理，以期实现文档本地化质量上的大幅提升；其二，在时间表上获得了更大的灵活性，能够实现基于文件的发包，而非如以往采用手工形式时通常是基于手册的发包；其三，在成本上获得了较大的突破，这包括因集中管理语言资产而实现的更好的重复利用，以及基于XML创作而产生的“Single Source, Multiple Output”而节省的工程和桌面排版费用等。对于发包管理者来说，质量、时间和成本通常都是最为困扰他们的三个最主要的因素，很多时候都不得不在这三者之间进行平衡与选择，因此，如果在文件准备与发包技术上有质的突破，对于发包管理者来说无疑是莫大的福音，是特别值得发包人员持续关注并有效推动的要素之一。