■ 根据缺陷或错误类型，选择图像捕捉的方式。为了直观地观察缺陷或错误现象，通常需要附加缺陷或错误出现的界面，以位图的形式作为附件附着在记录的“附件”部分。为了节省空间，又能真实反映缺陷或错误本质，可以捕捉缺陷或错误产生时的全屏幕、活动窗口和局部区域。为了迅速定位、修正缺陷或错误位置，通常要求附加中英文对照图。

■ 附加必要的特殊文档和个人建议及注解。如果是因为打开某个特殊的文档而产生的缺陷或错误，则必须附加该文档，从而可以迅速再现缺陷或错误。有时，为了使缺陷或错误修正者进一步明确缺陷或错误的表现，可以附加个人的修改建议或注解。

■ 检查拼写和语法错误。在提交每条缺陷或错误之前，检查拼写和语法，确保内容正确，并正确地描述错误。

■ 使用业界惯用的表达术语和表达方法。使用业界惯用的表达术语和表达方法，保证表达准确，体现专业化。但是不要使用难以理解或容易引起误解的缩写。

■ 通用UI要统一、准确。错误报告的UI要与测试的软件UI保持一致，便于查找定位。

■ 尽量使用短语和短句，避免复杂句型句式。软件错误管理数据库的目的是便于定位错误，因此，要求客观地描述操作步骤，不需要修饰性的词汇和复杂的句型，增强可读性。

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