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每封信函在本质上都是一封促销信,每写一封信就是在推销一样东西:产品、公司形象、企划或是你自己。好的信函应该是长短适中、亲切得宜、周到清晰及自然有趣。虽然写信没有什么千古不易的金科玉律,但是如果你尽可能地遵循下列六项原则,大多数人都会给你善意的回应:
1.谨记善意与商誉;
2.切勿连篇累牍;
3.用词力求简明生动;
4.选择个人化的亲切称谓;
5.强调正面意义;
6.使用正确的书信格式。
1.书信格式的要求
常见的书信格式有六七种之多可供选择。虽然少数的一些企业会选定一种书信格式,要求全公司上下统一,但一般来说,要采用哪一种书信格式通常还是由作者自行决定。最常见的格式则有半齐式、齐式与左齐式三种。
半齐式:使用这种格式的时候,日期与结语问候这两栏都是靠中间对齐;=正文的每一段开头则空出五格。
齐式:齐式与半齐式大致相同,唯一的差异是齐式书信的正文每段都无需空格。
左齐式:在这样的格式里,信中的所有文字,包括日期、地址、信首的称谓、段落的开头、结语的问候,还有作者的署名等等,都必须靠左对齐。
如果你使用的是空白信纸书写私人信函,那就得在信纸的上端写下自己的住址与写作日期。在半齐式或齐式的格式里,这些信息应该置于接近信纸上端的中央部分。例如:
708 West Pine Street
Midland,Texas 79701
June 30.19 一
(Mr.Newton's address here)
Dear Mr.Newton:
假使你采用全齐型的书信格式,那你的住址与写作日期就应该像下面的范例一样靠左与全文对齐:
Cambridge Court,Apt.9-B
471 9 McPherson Avenue
St.Louis.Missouri 63108
February 16.19 一
(Ms.Young's name and address here)
Dear Ms.Young: