应用文是国家机关、团体以及个人事务往来所使用的ー种文体。它的范围很广，一般包括书信、请柬、通知、启事、申请、报告、条据凭证和公务文书等。应用文篇幅大都不长，语言特点是精练简洁，行文简明，极少使用或不使用抒情手法。这是汉语应用文和日语应用文的共同之处。但是汉、日语应用文有着本民族的固定格式和惯用说法，在翻译的时候需要注意加以区別。翻译应用文时，除了要求把内容准确清楚地翻译出来，还应行文简洁明确，恰当使用书面语和惯用词语，同时还应该使译出来的应用文的格式符合对象国的语言习惯。

以下分别从书信、公务文书和其它应用文的翻译三个角度概述ー下应用文汉日互译的注意事项。

1. 书信的翻译
随着电子时代的到来，通汛手段日趋多样化、高档化，书信这种古老的通讯手段似乎已经过时，即将被人们所抛弃。但实际上，现在动手亲笔写信的人还是大有人在，因此翻译书信的工作依然是必不可少的。
做书信的汉日互译时，首要是要掌握汉日书信的格式。我国的书信格式在此就不赘言了，主要介绍ー下日语书信的一般格式。日语书信有横写和竖写两种格式，横写多用于官庁、公司等的公函；竖写多用于私人之间的信函。按内容分，日语书信可分为贺年信、问候信、邀请信、感谢信、通知信、介绍信、求助信、慰问信、吊唁信等。但不论其格式和内容如何，一般的格式都包括开头语、正文和結尾语三个部分。开头语又含启事用语（「拝啓』「謹啓」）、季节性问候、安否 (「お変わりなく」「お元気」）、致谢（「お礼」）、致谦（吊唁信只写「拝啓」就直接进入正文）等内容；从「さて」起进入正文，正文主要叙述正题、要事；结尾语是归纳要事，祝对方健康幸福。

在清楚汉语和日语书信的格式的基础上，如果我们对汉、日书信的常用词语非常熟悉，对书信内容深刻了解，那么翻译起来就得心应手了。比如「お変わりなくお過ごしのことと存じ ます」/“想必您起居安康，诸事顺遂”，「御健勝御多幸をお祈り致します』/“祝您健康幸福” 等。日语的书信多客套，多寒暄，实质内容有限，翻译时抓住实质，即正文部分的要点，弄清是感谢还是祝贺，是求助还是道歉，这样的话，翻译时就容易掌握用词的分寸。尤其是书信的开头和结尾部分的客套话，译得好就会给文章增色，让人回味无穷。把汉语书信翻译成日语也是如此。书信常用敬语，翻译的时候要恃别注意。

2. 公务文书的翻译
应用文中的公务文书是指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整，内容系统的各种书面材料，一般包括贺电、公告、通报，决议、任免书、会议记录、条约以及合同等。公务文书有几个特点：1）有固定的格式；2)有标题；3)有固定用语；4)—般没有“前文”即书信中开头的寒暄语；5)不用结尾语； 6)最低限度使用敬语。在翻译这类应用文时应该做好以下三个方面。