第二， 语法层面必须做到译文的简洁、严密和庄重
前面我们已经说过，商务英语语句具有简洁、严密的特点，注重表达效果的准确件，时效性和逻辑性。首先，我们应当准确解读原文各句的语法意义和语用意图，把握原立中直接易懂，筒洁凝练的句子结构。汉译时则耍尽量避免罗嗦、迂腐等，尽可使用汉语中的委婉词语、文言句式或介词结构等，这样的译文就显得既简洁晓畅，又庄重老练。
下面各句的译文对这一要求把握得很好：它们或着使用“敬希…”、“恳请…"等汉语公文体中常用的客套委婉词语，或者使用“凡属…须于…”、“鉴于…”等文言文句式，采用典型的介词结构，因此能使译文的语意更为确切、严密、周洋和规范。
6. Please look into the matter immediately.
译文：恳请速查明此事。
7. You are kindly requested to act accordingly as soon as possible.
译文：敬希速遵照执盱。
译文的准确严密注还包括对原文中的冠词、介词、名词单复数、动词、修饰语、否定表达方式、时态和从句等语法现象加以精确分析和解读，以确保译文的准确严密性。以下例子的误译就是由干对原文的语法意义没有认真分析导致的。
8. We regret the four of the items enquired for in your Fax are unfortunately not available for export.
错误译文：很遗憾，贵方传真所询商品有4项无货可供。
分析：此句误译是由于疏忽了定冠词the的作用the four of the items是指所有4项商品，而非所询商品中的4项。
正确译文：很遗憾，贵方传真所询的4项商品均无货可供。
英语中名词单，复数歧义是个独特的语法现象，如不加注意，往往会造成误译，在外贸函电中尤为如此。又如imports & exports应是“进出口商品”或是“进出口额"， 而import & export为“进出口业务”之意。shipment (装运、装船）与shipments (装运的货），stock (库存，存货)与 stocks (库存量), engagement（承诺）与 engagements (承担的义务)，damage (损坏)与damages (损坏赔偿金）等等名词的单数和复数所表达的意义完全不一样，应当注意。
第三，语篇层面必须做到译文的规范、整体、礼貌和功能等方面的对等
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