第十八条 因病休学学生的档案应当作非在校学生档案妥善保存，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。 

第十九条 留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并登入班级名册，将原来所在班级的名字注销并说明原因。 

第二十条 退学的学生档案，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。 

第二十一条 学生在受刑事处分期间，其档案由学校学生档案管理部门保管，刑满释放或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十二条 学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校档案馆保管。

第五章 档案保管与保护

第二十三条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密、科学地保管。

学生档案要有专门的库房，要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施，上述安全设施应定期检查。

（二）要保持库房的清洁和库房内适宜的温度、湿度。

  （三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。 

第二十四条 学生档案管理部门要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。                         

 第六章 档案利用 

第二十五条 因工作需要查阅和借阅学生档案，必须遵守下列规定：

   （一）凡到档案管理部门查阅学生档案者，须持有关部门开具的介绍信，档案管理部门要根据规定和需要提供利用服务。

   （二）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明正当理由，并经学校档案管理部门主要领导签字批准后方可出馆。

   （三）查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料,若出现此类问题按有关规定处理。

   （四）学校档案管理部门要为毕业生就业提供方便，毕业生就业部门需要查阅毕业生档案的，经学生毕业就业管理部门负责人签字批准后可以查阅。                      

第七章 档案转递

第二十六条 学生毕业后，学校档案管理部门应及时将毕业生档案寄送至毕业生就业报到证上的就业单位或生源地公共人才服务机构。