无论是政治交流，还是商业活动、人员交往，函件是不可缺少的重要手段。函件看似简单，但由于它是双方表达感情、交流思想的一个媒介，同时中日两种语言的信函格式又有很大不同， 所以在翻译时，必须注意一些必要的技巧。信函是通信双方交流感情、互通信息的重要手段，所以在翻译信函时，一定要注意信息传递是否准确，感情表达是否恰当。同吋，日语信函非常讲究礼节，译者必须熟悉它的固定格式，并能够熟练使用敬语。
1. 要按照日语相应的函件格式
由于是函件，所以在格式上要注意符合日语函件的习惯，整个篇章都要调整，否则就会显得不伦不类。
日语一般商务函件的开头格式是：
〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
御中（様）
〇〇〇〇株式会社
〇〇〇部
〇〇〇〇
而中文的函件则是将写信人的姓名、写信日期放在最后。所以在将中文函件翻译成日语时一定要将写信日期、写信人按照日语书信的习惯放到前面，这样才能符合译入语读者的阅读习惯。
又如：在中文的商业信函末尾一般的套语是：“感谢贵司对我们公司的ー贯支持和积极合作！并颂商祺！”这些感谢和祝愿的话在日语中一般放在标题的下面。翻译为：
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃、格別のご協力を賜り、厚くお礼を申し上げます。
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