•译出主要的事实梗概，在时间、地点、条件、请求、建议等具体事实上要符合原信函的内容。

•按照使用者的要求,灵活选择摘译内容。或用一两句话概述来函意图，如涉及何事有何请求或建议，或将信函中重要的语句加以摘译，使具体的负责人能够了解更多的详细情况。

•语气上亦要体现出原文的精神，避免将原信函积极合作的语气译成冷漠消极的语气，反之亦然。

有时，信函的使用者并不把一份完整的信函交给译者让其翻译，而只列出信函的主要事项，让译者写/译一份完整的信函寄给贸易伙伴。这时，译者就需要根据翻译发起人的意图来译写出一封完整的信函。例如，负责业务的主管提供以下具体信息，让译者来译写一封英文书信：

i. 11月21日来函收到，今晨已电复。

ii. 我方在电传中已报实盘250长吨钢管拉各斯成本、保险费加运费每长吨620英镑，在收到你方订单后两个月内交货。

iii. 支付方式为即期信用证付款。

iv. 该报盘以你方答复一星期内到达此地有效。

v. 因市场上钢管需求量大，我方所报实盘不能保留太久。

vi. 钢管有涨价可能，希望引起你方注意。

译写的英文信函如下（信头及结尾从略）：

Dear Sirs,

Thank you for your letter of Nov. 21, and we have sent you a reply by telex this morning.

You must have noted from our telex that we are in a position to make you a firm offer on 250 L/Ts Steel Tubes at £ 620 per L/T CIF Lagos, shipment to be effected by sight letter of credit.

This offer is subject to your reply reaching here within one week.

As you are aware, there has been in great demand for Steel Tubes in the market. So it is impossible for us to keep this offer open too long. Active demand will certainly result in increased price, to which we hope you will pay attention, and meanwhile we are expecting your early reply.

Yours faithfully,

为了更有效地达到商务信函的目的，译者在译写英文书信时，应遵循英语书信的结构和格式，尽量体现英语书信的语言特点，做到结构完整、格式规范、意义清楚，表达方式富有专业特色。

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