律师要经常写律师函与客户、对手等进行有效地沟通。哪怕是你已经通过电话和对方进行了很好的沟通，有经验的律师还会再写一封信来确认电话中所谈内容。律师撰写信函有很多目的：给客户提供建议，寻求妥协，发送文件，获取信息等，所以信函都应该清晰明了，简单有序。所有的律师函都有一个共同的特点：言简意赅，平实无华；切忌堆砌辞藻，空洞无物。熟练撰写律师函是律师工作的一项基本技能。

1. 动笔起草信函之前要明晰如下基础性的准备工作：

查找信函范本。你可以在以前起草的信函中寻找类似的范本，也可以参考一下此文附录中所列的范本(包括预约书，说明书，正式请求书，合同谈判备忘录，合同意见书及传真函等）。

参考一下那些以前发给该收信人的信函。回顾以前的信函可以提醒您在工作流程中走到了哪一步，写了些什么，还需要说些什么。所以说，这样做可以让您把握信函的方向和要旨。

未经允许，不要发函给另一个律师的客户。所以在发送之前，要确认收信人是否已经有代理律师。

列出提纲，排列出要谈的几个关键点。

信函的页首常常要注明时间、收信人姓名、住址等繁琐事项。如果这些事项有错误或是被疏漏，说得严重一点，会让人觉得书写者有些粗心大意。所以，从一开始起草信函时就要小心谨慎，注意那些特别事项，让收信人觉得律师函比一般信函确实庄重严肃。

如果您是以传真或电子邮件的形式发送信函，应在信函上印上日期和具体时间。

提醒客户对其与律师之间的交流沟通负有保密义务。

写清收信人的法定名称和住址。

若不使用传统邮件送交信函，就要特别说明送交的方式。如果是用传真发送，就要注明传真号码和电话号码；如果是以电子邮件的形式发送，就要注明电子邮件的地址；如果是让您的同事送交到某个地点，那只需在信函上注明送交的方式即可。

传真通知。在发传真的时候，最好附一个传真通知以防发错了号码。发完传真后，要打电话给收件人确认其已经收到传真，并在有空余的地方记下收件人的名字。

2. 信函主体部分是关键，您必须让读者清楚地知道您想要表达的意思和目的：

明确你和客户之间的关系，让其他人尽快地了解到谁是您的客户，这样做很重要，也会带来意想不到的效果。首先，这会告诉读者您的客户有律师；其次，这还让读者知道您不是他的律师。如果不这样做，会让那些实际上和您没有代理关系而自认为和您有代理关系的人起诉您，所以这样做，也会让那些不负责任的送交者感到有些轻松。因此，您在起草信函的第一时间、第一部分应该写道：“我代表▁▁▁。”自此以后每次撰写信函，您都应该再次证实您所代理的客户并称之为“我的客户”。

陈述信函的要旨，这是核心部分。

如果有随信附件，首先要列出他们的清单。附件清单应该放在信函的首部，这既可以让您的工作人员轻松地收集这些附件，也可以让读者确认这些附件是否已经全部收到。

用独立的段落来描绘出信函的轮廓。信函的每个段落最好只表达一个独立的意见、观点或概念。每个段落最多也只用四个或五个短句组成。如果某个段落过长，则应分成几个小分段。段落之间应该按逻辑顺序有条理地组织起来。给每个段落加上一个标题并在该标题的下面划上下划线，这就像给一篇新闻注上标题一样，作用是既可以让读者轻易地浏览信函全文并决定怎样继续精读和消化信函的内容，还可以让您以后在文件中很容易地查找信函的内容并回想起当时为什么要这么写。每个段落只能围绕一个中心来展开论述，您应集中笔墨论述您在提纲中列出的概念或观点。

陈述您的设想和依据。不管是意见书还是非意见书，都要详细说明有事实根据的设想并给出相关意见和建议所依据的法律。对意见书来说，常规是要详细陈述意见所依据的事实以及相关的成文法和判例法。为了避免将来引起误解，所以每封信函在提供意见或建议时都会提供相关的依据。

对客户的要求可用粗体字母表述，客户就会一目了然，心领神会。

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