就任何一个翻译项目来说,尽管项目经理在各个阶段可能都做了大量的工作,倾注了极大的心血,但归根到底,反映到客户方面最直接的成果就是项目的提交。提交管理得好,能够在一定程度上弥补其他方面的不足;管理不好,则可能导致事前的努力在一定意义上付诸流水。
项目的提交包括两个层面,一是有关项目进展状态的提交,二是有关项目最终产出的提交。在大型的翻译项目中,两者的意义同等重要,尤其关于项目进展状态的提交,更是体现项目经理综合掌控能力的重要方面。
一、进展状态提交
对于延续较长时间的项目,向客户定期提交有关项目进展状态的报告是一件非常重要的事情,它有助于向客户传达一种积极的信息,表明项目仍旧处于正常的掌控之中,并在按照既定计划向前推进。
如何有效地汇总项目进展的关键信息并及时与客户分享呢?大体来说,项目经理需要把握两个要点:
(一)建立符合项目需要的进展状态模板
在启动阶段赢取订单的过程中,通常会与客户签订SLA(Service Level Agreement,服务品质保障协议),对项目提交所应达到的质量作出明确的规定,作为其中一部分的项目进展状态提交,往往也会有原则性的要求。
由于项目进展状态提交的主要目的是向客户概述整体项目执行情况,因此,项目经理应尽可能与客户采用同一沟通协议,以确保信息能够准确快速地传达。
一个构建良好的进展状态模板正是上述沟通协议的具体体现。在明确客户所关注的方面之后,项目经理可以将这些方面具体化到模板之中,以便每一次提交都不会出现任何遗漏。
通常,进展状态采取按周的方式提交,项目经理应在每周固定或约定时间内将更新后的状态报告提交给客户,报告应如实反映项目当下的最新进展,并提出可能存在的问题和需要调整的方面,以与客户进一步协商解决。
(二)正确反映项目进展状态
项目经理在实施阶段所作的大量执行与跟踪等工作,正是项目进展状态报告所应涵盖的主要内容。无论是权责体系维护、资源使用管理,还是进度跟踪管理、预算跟踪管理以及范围变更管理,这些项目经理所终日忙碌的事情,往往也是客户所关心的问题。毕竟,项目的成败同这些方面有直接关系。