无论客户方采取多快的频率更新文件,项目经理都必须把握一点,在某一版本的文件未走完既定的流程之前,如果突兀地切换到下一版本,很可能造成无法挽回的后果。
举例来说,文件a0已经完成了翻译,但只完成了一半编辑,此时客户发来了a0的更新版本a1,经过文件比较发现,客户所作的修改虽然不大,但星罗棋布,很难通过手工的方式摘选出来,项目经理面临着如何将a0的已有翻译成果有效利用到al中的问题,并且不应对现有的生产流程造成困扰。
此种情形下,项目经理需要综合评估进度、质量及成本等各方面的影响,来决定采取何种解决方案。比如,如果以质量为第一要务,则项目经理应该首先确保a0文件完成完整的编辑(如果后续还有其他流程的话,也应酌情考虑加以完成),然后采用Trados XTranslate或者其他精确匹配的方式,将a0中的既有翻译尽可能地利用到a1文件中。如此,a1中的那些精确匹配的内容便可认定是值得信赖的译文,从而跳过生产流程,在一定程度上节省成本。
无论文件更新如何频繁,项目经理一定要确保采用标准的生产流程来进行处理,否则便有可能导致未经审核过的译文与已经审核过的译文互相混杂的情形,最终导致质量失控。因此,如果可能,在涉及项目范围变更时,项目经理应努力争取客户的理解与支持,以确保既有的生产流程不会受到影响和冲击。
综合来说,项目跟踪管理是项目经理展示其项目管理能力的最佳时段。它需要项目经理具备敏锐的触觉,能够洞悉问题的根源,并及时采取措施予以纠正。这也是为什么说项目管理永远都是一个不断沟通、协调的过程的原因,也正是项目管理的魅力所在。
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