翻译项目必然需要依靠相关的人力资源来完成，项目经理在组织所需的项目资源时，需要综合权衡内部资源和外部资源的使用，并根据项目进展的需要，及时将项目信息传达给相关人员，以便其安排工作。
所谓“及时”，是指根据项目的工作量、任务类型以及资源需求，预先对相关人员进行告知。在进行任务预告时，项目经理需要学会掌握尺度，以免造成不必要的混淆和困扰。一般来说，对于较小的翻译项目 (比如工作量在一两千字以内)，而且客户要求的时间表也基本合理，往往是不需要进行任务预告的，因为这类小项目并不会对大多数团队的常规生产任务安排带来实质性的影响；然而，如果客户要求的时间表非常急迫(比如要求当日提交)，那么就有必要在确知何时将收到发包文件的前提下进行项目预告，以便各生产团队能够预订相应的资源。即便如此，项目经理仍需注意的是，不同国家/地区的节假日等因素也可能对项目的按时提交造成影响，“及时”也意味着将这些因素同时考虑进去。
在内部资源和外部资源的使用上，需要采用不同的组织策略：
· 内部资源：一般来说，内部资源与项目经理之间并没有什么直接的隶属关系，项目经理需要和负责内部资源分配的人进行沟通，根据项目的具体需要来寻求得到相应的资源。负责资源分配的一般会是相关职能部门的经理。
· 外部资源：对外部资源的使用多数情况下需要通过供应商管理部门的帮助来达成。在大多数项目管理公司，一般都会有专门的人员负责供应商的管理，供应商的相关信息也会存放在专门的数据库中。项目经理提出相关需求之后，供应商管理部门会根据各供应商的技能、经验以及以往的绩效表现来遴选出最合适的外部资源，然后与之联系并进行洽商，了解其是否能够满足该项目的具体需要。当然，在实际的生产中，出于各种原因，项目经理也可直接与相关外部资源进行联系，特别是在那些之前有过合作的项目上，项目经理应优先考虑使用同样的资源，以确保充分利用此前的经验和技能。
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