我们写信的主要目的，是要同别人联络，或沟通感情，或磋商事务。在进行这种联络时，我们首先必须给人以一个良好的印象，因此要注意信的形式。第一，行段要整齐——无论手写的信或用打字机打出的信，各行各段，都要保持端正统一，不能弄得歪歪斜斜，东歪西倒。信的各部分之间、正文的段与段之间都要有一定的间隔距离。排列要匀称，格式要规范。第二，空白要充裕——凡是英文书信，上下四周的空白一定要留得相当充裕，以免人家看来觉得挤迫，上下空白要比左右空白大一点。信文比较短的，四周的空白就要留大一些。第三，书法要端正——如是手写的书信，字体要力求端正，不可潦草，免得人家看不懂。信的内容也应像形式一样完美，因此必须注意以下几点：
第一，立足点。在动笔之前，首先必须明确写给谁、写什么问题。正式函件和私人信件具有不同的写法；同是私人信件，由于写信人和收信人关系不同，收信人的背景不一样，写法也不同。比如写给教授的信和写给普通家庭妇女的信，显然是不同的。
第二，信文结构。现在正式函件最通用的结构是主题句——支持句——总结句的模式。信文要注意分段，每段开头提出要解决或处理的问题，然后加以必要的说明或解释。这有助于收信人全面、快速掌握信文的内容。对于时间就是金钱，时间就是效率的大多数收信人来说，这无疑是至关重要的。
要特别注意写好信文的开头和结尾。开头往往要说明写信的宗旨，提及以前有关信件，表示为收信人的利益着想的客气话。信的结尾写法，依写信的目的不同而定。如果要求收信人做什么事，在结尾往往重提写信的目的。如果不要求对方做什么事，结尾只要用一句话，再次表示良好的祝愿就可以了。可参看前面的例句。
第三，清晰。一封信的内容除了力求完整之外，还得力求清晰明了。这就是说，用语要明白、浅显、通俗、严谨、简洁，避免任何可能引起误会的词语。信文避免用被动语态的句子。
第四，热情友好。无论写信的目的是请求对方做什么或帮助对方解决问题，都要友好真诚相待，充分为他人设想，不纯以自己为中心，切忌冷淡、生硬的态度。即使是不能帮助解决的问题，也要对收信人的利益表示关切，要说明原因，使人心服口服。
第五，排列格式。排列格式主要有两种：齐头式（Blocked Format）和缩进式（Indented Format）。
（1）缩进式主要指正文的每一自然段落开始时一般缩入五个英文字母；打完正文后，通常将结束语及签名放在中间略偏右下方。如图所示：
(2)左边齐头式，是将信中每一部分都从左边顶格开始，每行对齐，成一垂直线。这一简便快捷而又大方的格式不但便于打字，也便于收信人阅读。此外，采用这一格式时，信中各个部分之间以及正文的段与段之间多用双行距离，以求醒目。如图所示：
第六，信纸的折叠
凡用大信封寄信，可把信纸平均折成三折，先从下面向内折起，再由上面向下折好装入信封。如用小号信封寄信，信纸则需先对折，然后从左右两边向内按上述方法折成三折后装入信封。
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