名片是现代人际交往中非常重要的工具。某种意义上说是个人身份与人格的体现，也是个人第一印象的重要组成部分之一。对名片的制作和使用都应慎重。
公务中使用的名片以白色或冷色调为宜，设计应简洁，有关职务、身份、姓名、联系方法等信息需认真校对，避免错漏。对于身兼数职的人，名片上的头衔不宜过多，最好根据不同用途分别制作和使用。
作为自我介绍的一个环节，交换名片的顺序与介绍基本相同，即客人先递名片；年纪小的一方先递名片；地位低的一方先递名片；男士先递名片。双方多人在场时，下属应等上司交换名片之后再向对方递名片。
呈递名片时应态度恭敬，面向对方，身体微微前倾鞠躬，双手递上（一手主导、一手辅助），名片上的文字向外，正对对方。同时，辅以口头自我介绍，日语可以说：「○○会社○○部の○○と申します。よろしくお願いします」
接受名片时同样应注重礼貌。双手接过，口中道谢，并仔细确认名片上的信息。遇到难读的日本人姓名，如果反面有英语，可借助罗马字确认其读音，如果没有，应及时询问，比如：「○○さんですね。」「すみません、何と読めばいいのでしょうか。」切不可想当然，当场不问，事后读错会非常失礼。
针对工作情况应随时带够名片。如遇名片用完或手边没有等不得已的情况，应向对方道歉。日语可以说：「申し訳ございません、あいにく名刺が切れてしまいまして。」「申し訳ございません。今日は名刺を持ち合わせておりません。」也不要向对方强要名片。
会谈时，可将对方的名片按座位依次排列在面前，方便随时确认发言人的姓名、职务。但不可以当着对方在名片上写字或做记号，也不可在手中摆弄。退席时，要仔细将对方的名片收好，最好使用名片夹，男士可放在西服内袋里（切不可放在西裤后袋），女士则可放入手袋等。
会谈之后，及时对收到的名片进行整理，收入名片夹，还可将名片复印后标记日期、地点、主要话题，与会议记录共同存档，以备日后查找。
注意公私分明，应避免在私人场合使用工作名片。
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