2.称谓、结语问候和署名
a．称谓。
如果你知道收信人的姓名，那就应该直接用姓氏或名字称谓。例如：
Dear Andy(通常只有私人朋友或熟识的生意伙伴才会直呼其名)
Dear Mrs Gibbs
Dear Dr．Breedlove
Dear Professor Quinlan
Dear Miss Diaz
Dear Ms．Williams(使用 Ms．是因为你不清楚对方女性是否已婚，或是你确定她喜欢这样的称谓)
如果你只知道对方的职务，像是采购经理、人事主任、总裁等等，或是根本就是毫无头绪的时候，可以使用以下的称谓：
Director of Personnel
Leverett Products Corporation
1112 N．W．Lovejoy
Portland，Oregon 97209
Dear Sir or Madam：
人事主任
莱弗里特产业公司
拉福究颐路 西北段 1112 号
波特兰市俄勒冈州 97209
敬启者：
如果你不是写给个人，而是写给一个机构或公司，那就应谚用这样的称谓：
Windsor Knitting Mills，Inc．
295 Magnolia Avenue
S1)artanburg，South Carolina 29301
Ladies and Gentlemen：
温莎针织公司
木兰街 295 号
斯巴达堡 南卡罗莱纳州 29301
各位女士、先生：
b．结语问候。
几乎所有的商业书信都会用到结语的问候。至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定。
亲切的结语问候：
Sincerely，sincerely yours，Very sincerely yours，
Cordially，Cordially yours，Very cordially yours，
正式的结语问候：
Yours very truly，Very truly yours，
Respectfully yours，(特别用于地位尊崇的收信人)
轻松的结语问候：
Best wishes， Cheers!
Warrant regards， See you in Phoenix!
在典型的商业书信里，一般偏好用 Sincerely yours 或 Cordially yours 作为结语的问候。
c．署名。
由于公函文体正式，即使你本人认识收信人，通常也要签上全名。如果信是计算机打出来的，习惯上也得亲自签名，不过在签名底下再打上姓名。
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