每封信函在本质上都是一封促销信，每写一封信就是在推销一样东西：产品、公司形象、企划或是你自己。好的信函应该是长短适中、亲切得宜、周到清晰及自然有趣。虽然写信没有什么千古不易的金科玉律，但是如果你尽可能地遵循下列六项原则，大多数人都会给你善意的回应：
1．谨记善意与商誉；
2．切勿连篇累牍；
3．用词力求简明生动；
4．选择个人化的亲切称谓；
5．强调正面意义；
6．使用正确的书信格式。
1.书信格式的要求
常见的书信格式有六七种之多可供选择。虽然少数的一些企业会选定一种书信格式，要求全公司上下统一，但一般来说，要采用哪一种书信格式通常还是由作者自行决定。最常见的格式则有半齐式、齐式与左齐式三种。
半齐式：使用这种格式的时候，日期与结语问候这两栏都是靠中间对齐；=正文的每一段开头则空出五格。
齐式：齐式与半齐式大致相同，唯一的差异是齐式书信的正文每段都无需空格。
左齐式：在这样的格式里，信中的所有文字，包括日期、地址、信首的称谓、段落的开头、结语的问候，还有作者的署名等等，都必须靠左对齐。
如果你使用的是空白信纸书写私人信函，那就得在信纸的上端写下自己的住址与写作日期。在半齐式或齐式的格式里，这些信息应该置于接近信纸上端的中央部分。例如：
708 West Pine Street
Midland，Texas 79701
June 30．19 一
(Mr．Newton's address here)
Dear Mr．Newton：
假使你采用全齐型的书信格式，那你的住址与写作日期就应该像下面的范例一样靠左与全文对齐：
Cambridge Court，Apt．9-B
471 9 McPherson Avenue
St．Louis．Missouri 63108
February 16．19 一
(Ms．Young's name and address here)
Dear Ms．Young：
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